Elektronická kancelář daňového poradce s pomocí BMD Software

Na úvod

Současná praxe daňového poradce je složena z mnoha procesů a postupů, které je nutno mít zcela transparentní a pod plnou kontrolou. Už zdaleka nejde jen o výši odborných znalostí v oblasti daňového poradenství, ale i o způsob práce, vedení dokumentace, evidenci činností, komunikaci s klienty, efektivní využití času a mnoho dalšího. Zkrátka a dobře, práce daňového poradce v dnešní době vyžaduje mít dokonale vedenou agendu v podobě elektronické kanceláře, kde jsou velmi precizně zapracovány všechny procesy, nutné pro provádění dokonalých služeb našim klientům.  Každý daňový poradce, u kterého se počet klientů rychle zvyšuje, narazí časem na limit, kdy obyčejné prostředky, které nabízí MS Office, případně Google a aplikace na chytrých telefonech, nebudou dostačovat. V tu chvíli má dvě možnosti. Nechat si vyvinout speciální řešení na míru, nebo hledat na našem trhu komplexní řešení, které pokryje jeho požadavky. Pokud si nechá vyvinout softwarové řešení na míru, dá se předpokládat, že ho to bude stát nemalé finanční prostředky a vystavuje se riziku, že po naprogramování řešení, které bude aplikované pouze jednou, již daný programátor nebude mít zájem tuto aplikaci rozšiřovat.  Dostane se tak do situace, že bude muset znovu investovat nemalé prostředky do nového řešení. Pokud se rozhodne pro standardní komplexní řešení, které je určeno přímo pro potřeby daňových poradců, záhy zjistí, že na našem trhu toho moc nenajde. Skutečnost je opravdu taková, že má na výběr pouze z několika produktů. Navíc vyjde najevo skutečnost, že ne všechny tato řešení obsahují všechny potřebné elementy pro běžnou denní rutinu při práci pro klienty.

Jeden z mála produktů, který komplexně a spolehlivě řeší problematiku správy kanceláře poradce pomocí informačních technologií je BMD software (www.kit.cz, www.bmd.com). Je to řešení, které má v sobě zabudované know-how, získané od tisíců evropských daňových poradců. Nastavení systému není za den, ale výsledek a finanční efekt pro daňovou kancelář stojí za to. Rádi bychom se s vámi podělili o zkušenost z provozu systému BMD v naší daňově poradenské kanceláři.

Jaké základní skupiny činností jsou nutné v kanceláři daňového poradce řešit?

Pokud si takto položíme tuto otázku, dojdeme k závěru, že se jedná o tři základní oblasti. První se týká vnitřního chodu kanceláře, druhá se týká komunikace s klientem a ve třetí oblasti jde o komunikaci se státní správou.

Vnitřní chod kanceláře

Bezpochyby se jedná o základní kámen celého informačního systému, na který jsou navázány ostatní oblasti. Co takovéto řešení obsahuje:

V první řadě je to karta klienta, která obsahuje všechny relevantní informace o klientu, pro to abychom mu mohli řádně vést celou agentu (v souladu s GDPR). Jedná se o kontaktní údaje, datumy podání plné moci, seznam agend, které jsou pro něj vedeny, atd. Celkem jde až o cca 300 polí, které je možno si uživatelsky vybírat a nastavit jejich význam. Je tedy plně v rukou poradce, jaké informace si o klientovi vede.

Ve firemním organizéru je možné provádět plánování termínů pro všechny zaměstnance i klienty a přidělovat k nim firemní zdroje, typu zasedací místnost, automobil, projektor, atd. Tento organizér je samozřejmě obousměrně propojen se všemi chytrými mobilními zařízeními.

Důležitou součástí interního řešení je evidence výkonů zaměstnanců s následnou fakturací. V tomto modulu je možné definovat činnosti, které budeme pro klienty vykonávat, a ocenit jak interní, tak externí hodinovou sazbou. Vlastní evidenci výkonů provádí každý pracovník samostatně, včetně uzávěrky pracovního dne. Nad ním může být ustanoven supervisor, který jeho výkony kontroluje a provádí finální uzávěrky. Takto je velmi dobře zajištěna kontrola efektivity práce jednotlivých zaměstnanců, máme k dispozici velmi rychlý přehled o ziskovosti na jednotlivých klientech a činností (účetnictví, poradenství, audit, atd). Výkony jsou pak následně převedeny do fakturace, kde je možné do faktur zasáhnout, provést jejich úpravu, některé fakturované výkony lze odložit na příští měsíce, tak aby se na ně nezapomnělo. Tím pádem se nezapomíná vyfakturovat i drobné vícepráce. V souvislosti s modulem fakturace je nutno zmínit i řešení problematiky paušálů, které bývá dost často velmi komplikované. Paušály mohou mít totiž mnoho podob. Mimo to, že je nutno nastavit periodicitu, je nutné také mít možnost nastavit, které činnosti do paušálu patří, a které ne. Dále pak to, zda budeme daný paušál fakturovat i v případě, že pro daného klienta v tomto období žádné výkony neprovedeme a jak fakturovat hodiny, které přesáhly dohodnutý maximální hodinový rozsah paušálu.

Další významnou částí interního řešení je, komplexní správa úkolů a lhůt pro své zaměstnance. S úkolem lze spojit klienta, termín i elektronický dokument. Když udělujeme zaměstnanci úkol, je o tom informován emailem, když daný úkol splní, přijde nám zpětná informace. Pokud chceme stanovit posloupnost úkolů, které na sebe navazují, můžeme využít projekty a checklisty, které umožňují spolupráci zaměstnanců, a které garantují neustálou kontrolu nad procesem.

V oblasti interního chodu kanceláře je velmi důležitá funkce elektronického archivu. Jedná o velice sofistikované řešení, které umožňuje ukládání, změnu a vyhledávání dokumentů a jejich sdílení nejen v rámci kanceláře ale i s klienty. V archivu můžeme pomocí různých vyhledávacích kritérií, které si sami stanovíme, hledat potřebný dokument. Jmenovitě to mohou být kategorie dokumentů, referent, klient, zaměstnanec, klíčová slova, projekt, atd. Elektronický archiv lze propojit s termíny, lhůtami, výkony, checklisty, atd.  Pokud používáme produkty MS Office, je možné přímo do Wordu, Excelu, či Powerpointu nainstalovat takzvaný AddIn, který zajištuje přímé ukládání dokumentu, tabulky, či prezentace do archivu BMD.

Komunikace s klienty

Každý klient ocení, když s ním budeme efektivně komunikovat a budeme umět rychle reagovat na jeho požadavky. Právě způsob komunikace, dosažitelnost a správnost informací jsou základním kritériem našeho hodnocení ze strany klienta a bývají často K.O. kritériem. V komunikaci s klientem jistě oceníme to, že budeme moci vést kontaktní deník, který obsahuje záznamy ze všech typů komunikací. Může být přístupný všem zaměstnancům, a je tedy zajištěna kontinuita komunikace i v případě dovolených, či odchodu některých zaměstnanců. Další významnou součástí takovéhoto řešení je možnost odesílání hromadných SMS zpráv a elektronické pošty svým klientům, například při rozesílání bulletinů, výzvám k úhradě záloh na daň právnických osob, ale i jiné. Zde si můžeme definovat vlastní šablony pro všechny typy pošty. Modul komunikace lze napojit i na elektronickou telefonní ústřednu a zajistit tím možnost telefonování přímo přes počítač zaměstnance, či mobilní zařízení. Následně je možné přímo při komunikaci s klientem měřit čas strávený při komunikaci, a rozhodnout o tom, zde bude převeden do evidence výkonů a fakturován. Moderní způsob komunikace vyžaduje i přístup klientů na své portály, které jsou reprezentovány modulem BMD.com. Takovýto modul umí pomocí datové schránky zajistit výměnu dokumentů a dokladů mezi klientem a poradcem, dále pak umožňuje zveřejňování sestav, přiznání a výstupů pro klienta, klient může nahlédnout na termíny a úkoly, které jsou s ním spojené, může vidět jeho dokumenty, které máme u sebe v elektronickém archivu uloženy, nebo dokonce může pomocí aplikace pro smartphony přímo posílat ofocené doklady k zaúčtování.

Komunikace se státní správou

Pokud máme plnou moc ke správě datových schránek svých klientů, jistě oceníme možnost přímého stahování zpráv do elektronického archivu BMD, s možností dalšího zpracování. Další velice významnou vlastností je přímé datové propojení mezí kartou klienta a archivem v BMD s aplikací TAXEDIT, která je nejvíce rozšířenou aplikací pro tvorbu, správu a odesílání daňových přiznání státních správě. Tímto je zajištěno ukládání všech dokumentů vytvořených v TAXEDITu i do archivu BMD.

Závěrem

Záměrem tohoto článku je seznámit kolegy alespoň s popisem řešení informačního systému v naší kanceláři a vysvětlit náš důvod k využívání software BMD.  V současné sobě je patrný zřetelný pozitivní pokrok v technologiích, které velice zjednodušují všechny práce při daňové praxi, včetně komunikace mezi klientem a poradcem. Tyto technologie vznikají jako reakce na požadavky poradců i klientů, jež se snaží svůj čas optimalizovat a pracovat maximálně efektivně. Nasazení takovýchto technologií nevyžaduje žádné speciální prostředky, a tudíž je velmi dostupné.

V období léta a podzimu, které může být pro nás poněkud méně exponovaným, máme příležitost, jak zvýšit svou konkurenceschopnost, jelikož při dočasném úbytku práce máme mít čas na to, abychom se zamysleli nad chodem svých interních procesů. Zcela jistě je to i šance změnit své prostředí ve firmě, kdy hlavním záměrem je odbourávání dlouhých a časově náročných činností a jejich automatizace.

Je obecně známo, že implementace elektronické správy kanceláře poradce vede v konečném důsledku ke zvyšování obratu i zisku. Pokud totiž řídíme kancelář efektivně, tak nás to prostě více baví.  Vždy však záleží na nastavení a efektivním využívání systému pro řízení. Elektronická kancelář přináší měřitelné výhody a efekty, které se projeví zpravidla až po určité době. Prospěšnost implementace elektronické kanceláře spočívá v zefektivnění průběhu všech procesů a v celkovém snížení nákladů na ně. S použitím elektronické kanceláře lze individuálně vycházet vstříc většímu množství zákazníků se stejným počtem zaměstnanců. Dalším efektem je zkvalitnění kontaktů a vytvoření většího počtu vazeb se zákazníky. Díky elektronické kanceláři je možné investovat čas získaný zefektivněním průběhu procesů do nárůstu odbornosti pracovníků a věnovat se více zákazníkům, než vyřizování interní administrativy. Kvalitní implementací elektronické kanceláře je možné se odlišit od konkurence, protože poradce, používající aktivně elektronickou kancelář, má lepší komunikaci a vztahy se svými zákazníky než poradce, který ji nevyužívá. Díky elektronické kanceláři má vedení firmy neustále k dispozici všechny informace potřebné k řízení každodenního chodu firmy. Čím dříve jsou data k dispozici, tím rychleji může vedení reagovat na vznikající problémy, popřípadě jim dokonce předcházet. S použitím elektronické kanceláře stoupá také úroveň komunikace uvnitř firmy a údaje, které jsou do systému vloženy jedním zaměstnancem, mohou okamžitě využívat ostatní pracovníci.